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档案管理对企业的重要性是什么

来源:海鲜餐菜谱    时间:2019-04-17




  企业档案资料对企业发展具有良好的促进作用,良好的可以在企业发展过程中起到催化剂作用。那么大家想知道档案管理对企业的重要性吗?小编给大家整理了档案管理对企业的重要性的相关资料,让我们一起来了解一下吧。

  1.可以提高企业的科学决策:在竞争日益激烈的市场经济时代,优秀的企业家可以通过汇集各面信息,然后通过分析企业档案中的各种资料、数据、信息,总结和教训,查找不足,可以对企业的发展和管理做出科学决策,所以说企业如果没有资料、数字、信息作为参考,那么者就无法在瞬息万变的市场中捕捉机会,获得发展优势。

  2.通过档案信息企业可以借鉴以往的经验教训:吸取有价值的信息,最大化简化工作程序,提高企业管理效率。对企业档案利用已经贯穿于企业档案管理中的始终和各个环节,企业所开展的一切业务活动等都离不开企业档案工作作为依据和参考。

  3.企业档案科学管理将会对企业经营发展具有特殊的推动作用:企业在做出重大决策时可以借助过去发展中积累的档案资料分析总结不足,使决策更为科学和及时,同时企业在日常的工作中可以借助以往档案资料反映出来的有效经验财富,促进企业的科学发展。

  4.企业档案是企业发展的有效凭证:企业在经济发展过程难免要与其他企业或商家等发生各种纠纷。在纠纷过程中企业可以借助真实记录企业知识创新的过程、内容、结果的企业档案为凭证,特别是产权纠纷,这些资料就成为了企业进行维权的重要的凭证和企业保护的有力武器。

  5.企业档案管理的安全性:是对企业管理和保护,做好档案的保密工作,遵守企业档案中所包含的涉密事项,来保护企业的知识产群,防止企业档案的丢失、泄密和失密现象的发生,就可以有效的保护企业合法的知识产权,严格维护企业的合法权益。

  1.档案资料科学分级,管理统一规范:企业档案机构在进行档案资料管理时要科学对企业相关资料进行统一分组和集中管理,为确保管理的规范性和科学什么方法治疗癫痫病比较好呢性,企业管理机构要及时健全完善企业内部统一的档案管理制度,注重对各种文件材料的形成和积累,对企业各部门和各种载体档案进行管理,并且按照特定的要求科学的进行分类整理,对企业全部档案进行统一综合管理,以确保企业档案在企业发展过程中能够有效的被利用。

  2.遵守管理标准:企业档案管理是一个复杂的管理系统,不能仅依靠行政手段和凭经验进行管理,他需要具有统一的标准,不然必然会造成企业档案管理系统混乱,对企业的发展造成损失。而且企业档案在管理中必须要做到有章可循、有法可依。

  3.坚持以人为本,严防档案泄密:企业档案工作是项性、科学性、社会性很强的工作,企业档案管理人员在管理中必须要紧密结合企业发展实际,确立以人为本的观念,强化强烈的事业心和责任感,坚守良好的职业道德、高度的组织性、纪律性和警惕性,从而严防企业档案失密、泄密等问题发生。企业档案管理人员在日常管理中要有坚持日常企业管理原始凭证、文件记录保存的习惯;在进行收集的过程中要有严格按照程序制度逐级办理的手续履行,整理收集回执、查询的记录原始材料的意识,特别是要对那些记录企业发展及管理的原始件孤本更要尤为重视。

  1.建立和利用网上登记制度:在强化企业档案管理过程中要及时通过先进的管理技术手段,记录企业有关利用者对档案信息的访问情况,从而通过严格的利用效果登记制度,系统全面了解利用者查阅档案材料的具体效果。

  2.深入基层随机走访用户:在管理过程中企业档案人员要经常性地深入企业基层,向企业广大用户直接了解利用档案信息产生的效果,以及广大用户对档案管理机构各种提供利用方式的满意程度和对档案部门管理的和建议,以方便及时改进企业档案管理的措施。

  3.对反馈工作定期总结:企业档案管理机构要定期向用户发放利用情况调查表,并定期对用户反馈信息进行总结分析,以便对档案信息化系统进行更为科学的管理,从而控制和消除系统反馈控制执行中的误差,保证实现企业预期目标。

  1、企业档案的情报价值

东营儿童癫痫病能治好吗   档案在科研设计中具有重要的查考价值,科研档案是一个企业在产品设计研发过程中的重要技术依据,在整个规划过程中被纳入整个发展项目规划,被纳入单位领导议事日程,纳入单位,纳入单位的职工经济责任制。之所以如此,主要依仗于科研档案的重要查考价值,因为在开发产品的过程中,研发技术具有可持续性、连续性,对于科研人员具有无可替代的参考价值。企业产品的研发工作是一个从无到有的过程,在企业的整个运营战略中处于上游,具有总揽全局的战略地位。那么,研发肯定不是凭空设想、闭门造车,而是需要大量的科技情报档案资料作为支撑,查阅相关档案,吸收引进。从这个意义上讲,档案为科学研究提供了一个上升的平台,构造了一个可持续发展的框架。就笔者之前所在单位而言,从档案日借阅频次来看,科技档案最多,尤其是产品档案居多。大多借阅者都是反复研读、推敲,有些是为改进,有些是为新品研发。从这个层面上讲,档案其实一点也不“默默无闻”,而是在不断“发光”。

  2、企业档案的评审价值

  档案是真相的再现,具有一定的法律效力,以其书面性、客观性、真实性而成为最具说服力的证据凸显其巨大作用。笔者之前所在公司曾遇到此类事情,单位得到上级紧急要审计财务。由于时间紧任务重,需要通宵工作,为此,档案部门作了事前的材料准备。由于年度较多,需要提供涉及生产、经营、诸多方面的档案。经过一通宵的忙碌,审计工作已基本结束。虽然一宿未眠,疲惫尤存,但使我想到了一句话:养兵千日,用兵一时,从档案管理角度来看就是:存档千日,用档一时,保管了多日的档案,此刻价值才体现出来。其实,档案管理的根本价值在于未来。由此,我联想到了国防建设,国防建设是一个国家安居乐业的重要安全保障,着眼于未来的国家安全。从这个意义上来说,档案管理同国防建设有相似之处,都是面向未来、服务于长远。档案管理从宏观角度来看,就是服务于国家国民经济建设,促进国民生产生活等诸多领域的可持续发展;从微观角度来看,主要面向社会的某一领域、团体、组织或个人的日常工作需要,就本单位而言,就是为本单位的生产、科研、经营、管理服务,着力于单位的各项工作顺利进行通辽专治癫痫病医院。从此次财务审计来看,审计人员从财务档案入手,全面审核了单位资金使用状况,整个过程,“档案”做了最好的回答。试想如果没有这些档案的“陪审”,恐怕很难完成此次审计工作,这也正是档案管理价值的微观体现。从档案的归档到编目、整理、保管等诸多环节,都是在为档案今后价值的发挥做准备,这些准备过程就是日常的养兵、练兵阶段,养兵练兵乃是用兵基础。档案管理同样如此,日常的档案管理业务是充分发挥档案价值的基础,是做好各项工作的重要前提,是单位进行重大战略决策的依据。

  3、企业档案的维权价值

  当下,各单位基础设施建设日新月异,项目档案骤增,这些项目档案涉及科研生产、技术改造等基础建设项目。这些项目在可行性研究、建设过程中,竣工阶段都需要全方位的质量监督、财务监督、责任监督。企业档案在这些项目建设过程中,无疑成为强有力的可查信息资源,扮演着维护企业权益的重要角色。从这个意义上讲,企业档案成为维护企业权益的重要法宝,其重要性可见一斑。笔者之前所在单位,在一次外购设备中,在开箱验收阶段时,发现一设备是翻新设备,当时及时拍照取证,提供相关项目档案有关、协议等,积极和厂家联系,使得事情妥善解决,为单位挽回经济损失。在笔者近几年工作中,设备档案、基建档案等项目查考较为频繁,问题多涉及设备维修、厂房改造、电网铺设、管道维护等事项,这些事项均为工厂的基础设施项目,关系着企业日常的正常运行。在解决这些事项时,档案始终如一地伴随左右,默默发挥着功效,维护着企业的正当权益。质量是企业的生命,没有质量无以言效益。质量档案对企业维护自身形象来讲可谓相依不离,当遇到重大质量问题时,需要企业提供相关产品原始记录,试验数据,以此说明产品是否按客户要求生产,是否达到客户对产品性能、参数的要求。每遇此事,笔者就要提供大量质量档案、试验档案,力图说明单位生产过程完全按规定要求生产,以此证明企业产品没问题,进而维护企业的权益。

  4、企业档案的营销价值

  企业要适应市场,要在市场上占有一席之地,就必须注重塑造企业自身形象,宣传企业产品。通济南癫痫医院哪家治疗效果好过图片档案、荣誉证书档案的宣传可以向社会展示企业形象、精神风貌、产品品质,提高企业的知名度,从而获得较高的市场认可度。从笔者近几年的工作中,市场部经常借阅产品型号的生产许可证、产品合格证以及相关获奖证书的原始件,使得许多用货单位看后确认该厂是信得过的企业,产品质量可靠,纷纷与厂里签订供销合同,助推企业生产经营效益大增。

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